Een eigen café of restaurant bezitten is een droom van velen, maar hoe maak je van deze droom een succes? En waar moet je op letten als beginnend horecaondernemer?

banner horeca blog

Misschien heb je al een ondernemingsplan geschreven of ben zelfs al zo ver dat je binnenkort de laatste hand legt aan het interieur van je nieuwe horecaonderneming, het is altijd een goed idee te controleren of je aan alles dat bij het starten in de horeca gedacht hebt. Om startende ondernemers te helpen hebben wij checklist samengesteld die uit 7 belangrijke stappen bestaat:

 

  1. Financiering, rechtsvorm en locatie
  2. Kvk, belastingdienst en administratie
  3. Bestemmingplan en exploitatievergunning
  4. Sociale hygiëne en HACCP
  5. Overig vergunningen
  6. Personeel en opleiding
  7. Leveranciers, inkoop en onderhandelen

7 stappen horeca starters ondernemers

1. FINANCIERING, RECHTSVORM EN LOCATIE.

  • De financiering van je nieuwe horecaonderneming is zeer belangrijk. Bij het afsluiten van een lening bij de bank worden vaak strenge voorwaarden gehanteerd omdat opbrengsten in de horeca erg wisselend kunnen zijn. Bezoek meerdere banken en ga met meerdere adviseurs in gesprek. Als de bank teveel garantstelling vraagt, kan het goed zijn naar alternatieven zoals crowdfunding te kijken. Zelf wat gespaard geld inbrengen kan wel helpen de strenge voorwaarden van banken te versoepelen. De mogelijkheden op het gebied van crowfunding voor startende horecaondernemers zijn de afgelopen jaren sterk gegroeid. Een voordeel is dat de voorwaarden minder streng zijn dan bij de bank, maar de investeerders lopen meer risico en dat kan vervelend uitpakken als er gebruik wordt gemaakt van je eigen netwerk, familie en vrienden. Aan de andere kant worden investeerders direct en op unieke wijze met het nieuwe horecabedrijf verbonden en het komt vaak voor dat deze investeerders zich tot een schare eerste vaste gasten vormen.
  • Welke rechtsvorm je kiest voor je nieuwe horecaonderneming is afhankelijk van een aantal factoren, waaronder hoeveel winst je verwacht te gaan maken en hoe je financiële risico's wilt inperken. De meeste starters kiezen voor een eenmanszaak of V.O.F. samen met een partner, maar het oprichten van een B.V. kan een goed idee zijn als er op korte termijn een winst van €100.000 per jaar verwacht kan worden of als de risico's erg groot zijn. Welke rechtsvorm je kiest, kan vaak het beste met potentiële investeerders en een financieel adviseur of accountant worden overlegd. Het later omzetten van een eenmanszaak of V.O.F. naar een B.V. in een later stadium is altijd een optie, andersom vaak niet.
  • Het kiezen van de juiste locatie voor je nieuwe horecaonderneming is misschien wel de belangrijkste en meeste bepalende factor voor succes. Wees voorzichtig met het pachten van bestaande locaties waar eerder een horecagelegenheid in heeft gezeten, verhuurmakelaars doen de mogelijke omzet vaak beter voorkomen dan deze in werkelijkheid ooit is geweest. Kijk veel en lang rond, ook naar winkelpanden, woonhuizen en industrielocaties waar mogelijk een horecagelegenheid gevestigd kan worden. Ga niet alleen met horecamakelaars, maar ook met gewone makelaars die goed bekend zijn in de regio in gesprek. Vergeet daarnaast niet de stoute schoenen aan te doen en pandeigenaren of verhuurders die niet iets met de horeca te maken hebben te vragen of zij er voor open staan om ergens een horecagelegenheid in het door hen beheerde vastgoed te laten starten.

2. KVK, BELASTINGDIENST EN ADMINISTRATIE

  • Niet iedere starter schrijft zich direct in bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel, maar voor het starten van een horecaonderneming is dit verplicht! Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel ontvang je automatisch de benodigde gegevens van de belastingdienst. De kosten voor het inschrijven bij het handelsregister zijn tegenwoordig eenmalig en de meeste wijzigingen kunnen kosteloos worden doorgegeven. De Kamer van Koophandel geeft daarnaast ook advies op het gebied van het starten en ondernemen, dus het maken van een afspraak is altijd een goed idee. Meer informatie is te vinden op de website van de Kamer van Koophandel, www.kvk.nl.
  • Wat betreft het voeren van een administratie raden wij met klem aan hier voor een boekhouder of accountant te nemen. Afhankelijk van hoeveel tijd je zelf aan je administratie wilt besteden, bijvoorbeeld om daar geld mee uit te sparen, kun je een boekhouder of accountant vragen bepaalde taken wel of niet voor je uit te voeren. Laat echter altijd je aangifte omzetbelasting, loonbelastingen en kasstromen controleren, dit zorgt er voor dat je later niet in de problemen komt met de belastingdienst en dat je weet van welke startersregelingen je gebruik kunt maken. Een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf altijd terug.

3. BESTEMMINGSPLAN EN EXPLOITATIEVERGUNNING

  • Kijk jaren terug en jaren vooruit in het bestemmingsplan. Het bestemmingsplan van de lokale gemeente laat zien welke ontwikkelingen er in het verleden hebben plaatsgevonden en welke ontwikkelingen er in de toekomst te verwachten zijn op het gebied van wijk, straat en gebouwniveau. Een locatie kan er nu heel geschikt uit zien voor horeca-exploitatie, maar dit kan als donderslag bij heldere hemel veranderen als de gemeente heeft bepaald dat er in de toekomst geen ruimte meer is voor evenementen, terrasexploitatie of zelfs horeca in het algemeen. Wil je toch een horecaonderneming opstarten terwijl het huidige bestemmingsplan dat niet toestaat? Ga dan bij de gemeente na of het mogelijk is om het bestemmingsplan te wijzigen. Doe dit wel pas nadat je een ondernemingsplan hebt geschreven, zodat je goed kunt uitleggen wat je precies wilt doen en hoe je dit wilt doen.
  • In de meeste gemeentes is het verplicht een exploitatievergunning aan te vragen. Of dit wel of niet verplicht is, is terug te vinden in de APV (Algemene Plaatselijke Verordening) van de gemeente. De (succesvolle) aanvraag van een exploitatievergunning is afhankelijk van een aantal factoren zoals de openbare orde, veiligheid en zedelijkheid in de omgeving van openbare inrichtingen zoals scholen. Het kan voorkomen dat ook de leidinggevenden in de horecagelegenheid aan bepaalde eisen moeten voldoen. Let op: verandert de onderneming van rechtsvorm, leidinggevenden, wordt er verbouwd of worden er nieuwe activiteiten uitgevoerd? De kans is dan groot dat de bestaande exploitatievergunning moet worden gewijzigd.

4. SOCIALE HYGIENE EN HACCP

  • Voor iedere drankverstrekkende horecaonderneming is het diploma Sociale Hygiëne verplicht. Daarnaast wordt er zonder dit diploma en bijbehorende registratie geen drank- en horecavergunning verstrekt. Er dient in alcoholverstrekkende horecaonderneming altijd iemand aanwezig te zijn het diploma bezit. Cursussen en trainingen zijn bij verschillende instellingen te volgen, maar het examen wordt altijd door Stichting SVH afgenomen. Tijdens het examen komen belangrijke onderwerpen zoals 1) de invloed van alcohol en alcoholgebruik in combinatie met soft- en harddrugs 2) de invloed van het gebruik van alcohol in combinatie met bepaalde geneesmiddelen 3) alcoholmisbruik, afhankelijkheid en de (sociale) gevolgen daarvan 4) het gebruik van kansspelautomaten en de risico's van gokverslaving 5) de Drank- en Horecawet en regelgeving in verband met alcohol 6) branchecodes voor alcoholhoudende dranken 7) technische, bouwkundige en ruimtelijk voorzieningen van een horecalocatie en 8) de verschillende bedrijfsformules en gedragskenmerken van bepaalde (doel)groepen.
  • HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) is een systeem met hygiënecode dat gericht is op het in kaart brengen van de risico's van het werken met voedingsmiddelen. Een HACCP diploma is verplicht als er bederfelijke levensmiddelen worden behandeld, verpakt, verwerkt, vervoert of verkocht. Het is mogelijk de lessen en de toets schriftelijk af te leggen, maar deelnemen aan cursussen met een aansluitende toets werkt vaak beter. Het onverantwoord werken met levensmiddelen kan gasten in gevaar brengen, zodoende raden wij een HACCP cursus aan voor iedereen die in de horeca met levensmiddelen werkt.

5.OVERIGE VERGUNNINGEN

  • Een drank- en horecavergunning is net als het diploma Sociale Hygiëne verplicht voor alcoholverstrekkende horecaondernemingen. Drank- en horecavergunningen worden verstrekt door de gemeente. Voordat de vergunning verstrekt wordt, controleert de gemeente of het bedrijfspand aan een aantal inrichtingseisen voldoet. Ook zijn er eisen voor het personeel, er moet bijvoorbeeld altijd een leidinggevende aanwezig zijn die in het bezit is van een diploma Sociale Hygiëne. Meer informatie over de drank- en horecavergunning is te vinden op de website van Ondernemersplein.nl.
  • Een terrasvergunning is verplicht als je op eigen terrein een terras wilt plaatsen. Daarnaast is de vergunning natuurlijk ook verplicht voor het plaatsen van een terras in een openbare ruimte. Een terrasvergunning is alleen te vragen bij een gevestigde horecaonderneming. Sommige gemeenten hanteren een speciaal terrasseizoen, andere gemeenten staan toe dat een terras het gehele jaar geopend is. Meer informatie is te vinden op de website van Ondernemersplein.nl.
  • Een vergunning voor kansspelautomaten is verplicht als er een automaat in de onderneming aanwezig is. Ook deze vergunning dient te worden aangevraagd bij de gemeente. Deze vergunning is wederom aan te vragen bij de gemeente.
  • Een vergunning voor muziekrechten. Als je muziek in het openbaar wil afspelen, heb je een vergunning voor muziekrechten nodig. Dit geldt voor zowel achtergrondmuziek als live muziek. De vergunning, of beter gezegd toestemming voor achtergrondmuziek, wordt afgegeven door Buma/Stemra. Let op: de meeste leveranciers van audioinstallaties voor de horeca bieden totaalpakketten aan waarbij wordt afgedragen voor het gebruik van achtergrondmuziek. Voor live muziek wordt de afdracht geregeld door Sena. Het verschil tussen Buma/Stemra en Sena heeft dus te maken met het soort muziek: afspelen of live. Meer informatie is te vinden op de website van Ondernemersplein.nl.

6. PERSONEEL EN OPLEIDING

  • Vast dienstverband, payroll en seizoensmedewerkers. Veel horecaondernemers kiezen er voor om personeel in dienst te nemen door middel van een payrollconstructie. De voordelen van een payrollconstructie zijn dat je als ondernemer minder risico loopt op onverwacht hoge kosten door bijvoorbeeld ziekte en iedere maand een beetje geld reserveert voor het uitbetalen van vakantiegelden. Daarnaast neemt het payrollbedrijf een groot deel van de taken uit handen die bij een personeelsadministratie horen. Voor het verminderen van de risico's en de administratielast moet wel aardig wat betaald worden, de loonkosten zijn ongeveer 1,5 keer hoger via payrolling. Werken via een payrollconstructie kan ook een negatieve werking op het vertrouwen dat het personeel heeft in de werkgever. Het personeel is namelijk officieel in dienst bij het payrollbedrijf en niet bij de horecaonderneming. Sommige ondernemers kiezen voor de middenweg, eerst worden werknemers via payroll aangenomen, maar nadat zij zich bewezen hebben komen zij bij de onderneming in vaste loondienst. Ook seizoensmedewerkers kunnen via een payrollconstructie worden aangenomen, terwijl medewerkers die het gehele jaar aanwezig zijn vaak een vast loonverband hebben.
  • Personeel opleiden, trainen, coachen en managen. Een oude Joodse verwensing luid 'ik wens je veel personeel toe', en dat is geen toeval. Horecaondernemers zijn vaak (te) veel tijd kwijt aan het opleiden, trainen, coachen en managen van personeel, maar er zijn aantal manieren om dit makkelijker maken. De eerste manier is een ervaren bedrijfsleider aan te nemen als dit budgettair mogelijk is. Deze bedrijfsleider kan, zeker in de eerste jaren van de onderneming, veel werk uit handen nemen. Een andere manier is om enkele ervaren werknemers aan te stellen als floormanagers. Er zijn tal van voorbeelden waarin jonge ervaren werknemers uiteenlopende taken met succes op zich nemen en hierbij de ondernemer ontlasten. Sleutelwoorden bij het aanstellen van jonge of onervaren floormanagers zijn verantwoordelijkheid, ondersteuning en vertrouwen. Een laatste manier is het inzetten van ervaren trainers en coaches die werknemers in korte tijd de kneepjes van het vak goed kunnen leren. Meer informatie over onze dienstverlening op het gebied van trainingen, coaching en advies is te vinden op deze website. Wat betreft de kunst van het leidingeven raden wij aan de inspirerende adviezen en filosofie van Simon Sinek goed te lezen, bijvoorbeeld hier (Engels): https://www.manageinbound.com/.

7. LEVERANCIERS, INKOOP EN ONDERHANDELEN

  • Leveranciers, inkoop en onderhandelen. Iedereen is ongetwijfeld bekend met de Sligro, Hanos, Bidfood (voorheen DeliXL) en Multifood. Deze groothandels leveren in principe op bestelling alles wat een horecaondernemer nodig heeft. Maar er zijn meer en veel gespecialiseerdere bedrijven die een ondernemer voor dezelfde prijs een betere kwaliteit kunnen bieden. Denk bijvoorbeeld aan een slagerij uit de straat, een wijnspeciaalzaak uit de omgeving of een onafhankelijke bierimporteur uit de provincie. Gasten worden steeds kritischer en de herkomst van producten gaat een steeds grotere rol spelen. Vergelijk leveranciers en laat je niet slechts verleiden door de ogenschijnlijk lage tarieven en het gemak van de groothandel. Op het gebied van de keuze voor brouwerij is ons advies niet anders, laat je niet direct verleiden door grote brouwerijen die meebetalen aan een tapinstallatie of een nieuwe bar, maar ga ook in gesprek met kleine en lokale brouwerijen. Wees daarnaast voorzichtig met het tekenen van een meerjarige overeenkomst bij een grote brouwerij, deze contracten kunnen zo beperkend zijn dat de korting per liter op een andere manier duur betaald wordt.

Heb je aan de hand van deze checklist vragen of ben je op zoek naar vrijblijvend advies op het gebied van het starten in de horeca? Laat ons je vraag weten via ons contactformulier, we helpen je graag verder!

LEES VERDER:

Hoe verbeter je gastvrijheid in de horeca?

Starterscheck en strategisch ondernemen in de horeca